Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция кадровика в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первое требование к кандидату на должность инспектора по кадрам, как правило, касается образования и опыта работы в данной должности. Поскольку для получения профессии инспектора по кадрам достаточно окончить соответствующие курсы, то высшего образования обычно не требуется — только свидетельство об окончании курсов. Условие же, касающееся опыта работы, может варьироваться от полного отсутствия такового (например, для младшего инспектора по кадрам) до 3–5 лет стажа работы по указанной специальности (для начальника отдела кадров).
1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.
2. На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.
3. Назначение на должность инспектора по кадрам и освобождение от нее производится приказом
директора предприятии по представлению начальника отдела кадров/структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров.
4. Инспектор по кадрам должен знать:
4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала.
4.2. Трудовое законодательство.
4.3. Формы и методы контроля исполнения документов.
4.4. Структуру и штаты предприятия.
4.5. Оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятии.
4.6. Порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы, льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
4.7. Порядок учета движения кадров и составления отчетности.
4.8. Порядок ведения банка данных о персонале предприятия.
4.9. Основы делопроизводства.
4.10. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.12. Правила и нормы охраны труда.
5. Инспектор по кадрам в своей работе руководствуется:
5.1. Положением об отделе кадров (структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров).
5.2. Настоящей должностной инструкцией.
6. Инспектор по кадрам подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров/структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров.
7. На время отсутствия инспектора по кадрам (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за их надлежащее исполнение.
Требования к инспектору по кадрам
Другое важное требование к кандидату на должность инспектора по кадрам — знание законодательства, норм кадрового делопроизводства и внутренних документов предприятия, среди которых обычно упоминаются:
- трудовое законодательство;
- правила охраны труда;
- законодательство по кадровым вопросам и методические материалы по ведению кадрового документооборота;
- организационно-штатная структура предприятия;
- порядок ведения и хранения трудовых книжек, личных дел сотрудников;
- порядок ведения базы данных персонала предприятия;
- порядок установления наименований профессий и должностей сотрудников;
- правила исчисления стажа работы, льгот, компенсаций, назначения пенсий.
Также от соискателя могут потребоваться:
- знание основ делопроизводства;
- умение работать с большим объемом документации;
- знание компьютера и основных (необходимых для работы) программ;
- прочие требования, обусловленные спецификой работы конкретного предприятия.
Требования к инспектору по кадрам
В должностные обязанности менеджера по персоналу входит:
-
Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей;
-
Оформление трудовых книжек и их хранение;
-
Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных;
-
Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций;
-
Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Осуществление контроля за их соблюдением;
-
Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров;
-
Внесение изменений по данных о персонале в базу данных;
-
Работа с архивом.
Ответственность специалиста отдела кадров
Кадровик несет ответственность в соответствии с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей в случае:
-
Нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины;
-
Невыполнения или некачественного выполнения своих непосредственных обязанностей;
-
Нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.
Кроме этого инспектор по кадрам может быть привлечен к ответственности за отсутствие:
-
Личных дел;
-
Оформленных договоров с сотрудниками;
-
Документации по охране трудовой деятельности;
-
Составленного графика отпусков.
Должностные обязанности
Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка. Составляет установленную отчетность.
II. Должностные обязанности
Инспектор по кадрам:
1. Осуществляет контроль над своевременным исполнением распоряжений, приказов и поручений начальника отдела кадров.
2. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной документации.
3. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.
4. При приеме на работу знакомит с положениями о дисциплине в организации, о рабочем времени и времени отдыха, ведет учет и выдачу служебных удостоверений.
5. Направляет на инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите, правилам и нормам охраны труда.
6. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
7. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям.
8. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа.
9. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.
10. Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для представления в другие учреждения.
11. Ведет строгий учет трудовых книжек и вкладышей.
12. Производит регистрацию приема и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.
13. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.
14. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
15. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.
16. Изучает движение и причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.
17. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
18. Осуществляет контроль над состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка.
19. Ведет учет нарушений трудовой дисциплины и контролирует своевременность принятия администрацией, общественными организациями и трудовыми коллективами соответствующих мер.
20. Выполнят разовые служебные поручения начальника отдела кадров (соответствующего подразделения отдела кадров).
До 01.01.2015 года финансовые санкции за несоблюдение норм трудового законодательства были чисто символическими, что отражалось на должностных обязанностях кадровика. Руководство опасалось восстановления «обиженного» работника по решению суда и связанных компенсационных выплат за вынужденный прогул и причинённый моральный ущерб, а не штрафов трудовой инспекции.
С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:
- отсутствие заключённого трудового договора, чем занимается кадровик;
- оформления договорных обязательств с нарушением действующих законодательных норм;
- заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью сокрытия платежей в бюджет и социальные фонды.
Функции специалиста по кадрам с введением штрафных санкций и внедрений в учёте кадровых нововведений требуют систематизации знаний и постоянного повышения уровня квалификации. Срок хранения документов по личному составу увеличился с 50 до 75 лет с 13.03.2016 года.
Должностная инструкция инспектора службы по организации охраны
- Общие положения
1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность инспектора службы по организации охраны.
1.2 Инспектор службы по организации охраны относится к категории специалистов.
Инспектор службы по организации охраны назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению начальника службы безопасности.
1.3 Взаимоотношения по должности:
| 1.4.1 | Прямое подчинение | Начальнику службы безопасности |
| 1.4.2. | Дополнительное подчинение | Директору предприятия |
| 1.4.3 | Отдает распоряжения | − |
| 1.4.4 | Работника замещает | лицо, назначенное приказом директора предприятия |
| 1.4.5 | Работник замещает | − |
Должностные обязанности кадровика
Права и порядок работы с кандидатами и сотрудниками выложены в должностной инструкции инспектора отдела кадров. Обязанности, которые выполняет уполномоченное лицо, следующие:
- активное участие в разработке кадровой документации и стратегии предприятия;
- комплектование предприятия недостающими кадрами в соответствии с целями и стратегией;
- направление на специальную подготовку (а также на повышение квалификации) сотрудников;
- разработка и анализ потребности в кадрах на определенный период;
- организация взаимодействия со службами занятости и специальными учебными заведениями (центрами);
- оформление, а также переоформление документации на работника с учетом действующего законодательства и Устава предприятия;
- организация табельного учета;
- организация и соблюдение графика отпусков;
- проведение анализа текучести кадров;
- проведение работ по отбору и распределению персонала.
Требования к специалисту
Учитывая то, что сотрудник отдела кадров является специалистом, к нему выдвигается ряд требований. Так, основным является наличие образования. Необходимый стаж работы работодатель определяет индивидуально, однако, зачастую это от 1 года.
Теперь что касается более глубоких навыков, которые обязательны для специалиста:
-
знание законодательства, что регламентирует кадровое производство внутри компании
- метод учета и управления кадровым составом
- структуру каждой организации (обсуждается индивидуально, если иное строение предусмотрено законодательством)
- умение вести личные дела персонала
- навыки использования технического учета и работы с базами данных
- знание основ делопроизводства
Ряд компаний проводит обучение сотрудников, если те подходят по базовым критериям. Однако они также рекомендуют предварительно ознакомиться с перечнем навыков, которые от них требуются.
Должностные инструкции сотрудников отдела кадров
Должностная инструкция работника отдела кадров, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда РФ от 9.02.2004 № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» состоит из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».
- Должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:
- · руководство работой отдела;
- · обеспечение выполнения работ;
- · разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;
- · обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;
- · проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;
- · обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;
- · создание условий для повышения квалификации персонала;
- · контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;
- · внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
- · обеспечение составления уставной отчетности.
- Начальник отдела кадров должен знать:
- · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;
- · основы экономики, организации труда и управления;
- · нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
- · правила внутреннего трудового распорядка;
- · правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
В бюджетных организациях существуют требования к квалификации для установления заработной платы. Например, наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.
Как правило в штатном расписание отдела кадров есть следующие должности: начальник отдела кадров; инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам и другие.
Общая информация о кадровом подразделении
Формирование кадрового отдела утверждается в Положении о структурном подразделении, где необходимо описать следующие аспекты:
- порядок распределения обязанностей между служащими подразделения;
- конкретизированные функции, входящие в состав обязанностей кадровиков;
- основные задачи отдела;
- алгоритм взаимодействий кадровой службы с иными подразделениями предприятия.
Отмеченное Положение носит рекомендательный характер. Его уместно оформлять, так как оно позволяет создать кадровый отдел, полностью отвечающий запросам предприятия. Типовое положение, которое наниматели могут использовать в качестве образца, приводится в Приложении № 1 к Приказу Росархива № 71 от 27.06.2018г.
Важно отметить, что действующее законодательство в 2015 году представило Профстандарт № 559 «Специалист по управлению персоналом». В нормативе приводится перечень должностных функций, относящихся к менеджменту персонала, исходя из которых уместно формулировать обязанности каждой должности.
Помимо профессионального стандарта также действует Квалификационный справочник, утвержденный ПП РФ № 37 от 21.08.1998г. В этом нормативе приводятся характеристики, уместные для правильного подбора кадров, их распределения и практического применения их умений.
Оба документа – база для определения должностных обязанностей кадровиков. Основными функциями рассматриваемых работников являются следующие позиции:
- Оформление документации по движению работников. Кадровики должны документировать трудоустройство, перевод и увольнение сотрудников, их направление в отпуск, привлечение к дисциплинарной ответственности. В отделе должны храниться трудовые книжки, вестись табель, формироваться график отпусков, а также составляться справки и выписки о трудовых фактах жизни персонала;
- Подбор сотрудников. Кадровики должны заниматься сбором информации о нуждах компании в персонале, после чего служащие могут использовать эти сведения в ходе поиска и привлечения новых работников;
- Организация аттестации персонала и его обучение. Кадровые служащие должны проводить мероприятия по развитию и профессиональному росту персонала, а также содействовать в проведении аттестации и иных проверок квалификации работников;
- Создание и предоставление начальству отчетности, характерной для деятельности подразделения;
- Реализация воинского учета и бронирования субъектов, числящихся в запасе.
Как совет, особенно молодым специалистам: просто работайте. Да, иногда приходится работать много и кажется, что все зря.
Главное — поставить цель и идти к ней. Не отказываться от дополнительной работы, быть незаменимым, и вас оценят не на этой работе, так на другой.
Не идите в профессию, если не любите людей, не переносите монотонный труд (а его много!), не любите статистику, аналитику (это тоже есть и в достатке), а особенно, если не можете читать и понимать огромное количество нормативных документов. Нужно иметь высокий уровень обучаемости и умение анализировать.
При постоянном изменении законодательства нужно уметь быстро перестраиваться, оттачивать свои навыки. Перестать обучаться — выпасть из обоймы.
Требования к начальнику отдела кадров
Занимать руководящую должность возможно только при наличие высшего образования и опыта работы на подобной должности не менее трех лет. На должность начальника назначается человек по приказу высшего руководителя. После чего он остается подотчетным непосредственно только руководителю компании. Его деятельность проходит строго в рамках внутреннего устава организации, трудового кодекса, гражданского права и прочих нормативно-правовых документов, опираясь на должностную инструкцию.
Должностные обязанности:
- Разработка и мониторинг соблюдения кадровой политики организации.
- Осуществление мониторинга за необходимостью обновления рабочего персонала.
- Управление штатными единицам согласно имеющихся полномочий.
- Проведение аттестации и анализа ее итогов.
- Совершенствование уже существующих механизмов увольнения, приема на работу или передвижения кадров на другие должности.
- Усовершенствование системы взаимодействия между кадрами.
- Контроль за выполнением сотрудниками отдела кадров своих обязанностей.
- Мониторинг за исполнением наград и поощрений.
- Осуществление мер для установки трудовой дисциплины, повышению уровня мотивации сотрудников к их непосредственной рабочей деятельности.
Руководитель отдела кадров подготавливает и занимается проверкой служебной информации, которая предназначена высшему руководству. Так же, в его компетенции проведение консультаций в соответствие с направлением своей должности. О Высоком уровне подготовки начальника отдела кадров говорит его знание нормативно-правовых документов РФ, различных методик для оценки работы персонала, понимание структуры организации, знание требований по заполнению и оформлению документации, существующих трудовых нормативов. Инструкция, в которой прописаны все должностные обязанности начальника отдела кадров, инспектора и специалиста в работе с кадрами, составляется по образцу для каждой категории. И подписывается в процессе оформления на работу.
Для того, чтобы устроиться на должность кадровика необходимо:
- Предоставить все необходимые документы, в зависимости от выбранной должности, включая: диплом о наличие необходимого образования, документы, подтверждающие трудовой стаж и прочее.
- Заполненное заявление по образцу.
Ответственность специалиста отдела кадров
Кадровик несет ответственность в соответствие с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей:
- В случае невыполнения или некачественной выполнение своих непосредственных обязанностей.
- В случае нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины.
- В случае нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.
Руководитель компании или начальник отдела кадров, чьей задачей является регулирование деятельности отдела кадров, может быть привлечен к ответственности и за:
- Отсутствие оформленных договоров с сотрудниками.
- Отсутствие личных дел.
- Отсутствие составленного графика отпусков.
- Отсутствие документации по охране трудовой деятельности.