Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый работник говорит, что потерял трудовую книжку. Надо ли оформлять новую?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.
Массовая утрата трудовых книжек
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен39.
Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными40.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Дубликат трудовой книжки будет заполняться непосредственно всеми компаниями, в которых вы проработали. Если компании не существует, то в этом случае необходимо сделать запрос в архив. На основании вашего заявления вам предоставят все необходимые данные и сделают запись в трудовой книжке. Если же данных в архиве не будет, следует подать иск в суд, на основании иска, судебные исполнители сделают необходимые запросы в надлежащие инстанции, чтобы получить подтверждение.
При заполнении дубликата не удивляйтесь тому, что ваш трудовой стаж может быть прописан за все отработанные годы одной суммой и без указания должности, которую вы занимали.
Надеемся, что эта статья поможет вам разобраться с вашими проблемами по восстановлению дубликата.
Можно обратиться в ПФР.
Обращаться в случае утери трудовой можно в различные органы власти – в зависимости от того, каким именно образом была потеряна книжка, а также в зависимости от стажа работы сотрудника. Приведем примеры:
- если трудовая была залита кофе и работник весь трудовой стаж работал в одной компании, то восстановить документ в данной ситуации достаточно просто. Следует обратиться к работодателю с просьбой выдать дубликат. После соответствующего заявления работодатель выдаст новую трудовую с внесенной записью о приеме на работу;
- если трудовая была утеряна и ее не получилось найти, а работник сменил множество мест работы, то в таком случае придется изрядно потрудиться, чтобы получить документ в первозданном виде.
Рассмотрев материалы дела, суд кассационной инстанции встал на сторону уволенной работницы и признал действия работодателя незаконными. Суд разъяснил, что в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет (ст. 84.1 ТК РФ).
При этом работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ). Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем трудовой книжки.
При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, и работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (ст. 66 ТК РФ).
В спорном случае истец при поступлении на работу к ответчику обязана была предъявить трудовую книжку, а работодатель имел право потребовать ее предъявления. В случае отсутствия у истца трудовой книжки работодатель должен был взять у работника заявление и не позднее недельного срока со дня приема на работу оформить новую трудовую книжку.
Данных действий работодатель не выполнил. Поэтому задержка выдачи трудовой книжки уволенной сотруднице произошла именно по вине работодателя, вследствие чего она была лишена возможности трудиться и получать заработную плату.
В связи с этим судьи удовлетворили исковые требования уволенной сотрудницы, взыскав с работодателя компенсацию в размере 105 744 рублей.
Как работодатели пытаются избежать наказания за потерю трудовой книжки
Работодатели пытаются различными путями избежать ответственности за потерю книжки, чтобы не платить штрафы и не судиться.
Они предпочитают придумывать отговорки:
- Обвинение работы почты. Работодатели утверждают, что уже отправили трудовую книжку заказным письмом. Даже документы, подтверждающие это, предоставляют. Чтобы не столкнуться с этой ситуацией, необходимо отказаться от согласия передачи такого важного документа этим ненадёжным способом. Если есть сомнения в достоверности предоставленной информации об отправленном документе, следует запросить данные трек-номера, чтобы самостоятельно отследить ход отправки. Если на эту просьбу поступает отказ, нужно немедленно обращаться в суд.
- Обвинение самого работника в утере документа. Тогда они утверждают, что передали документ, но сотрудник не расписался в его получении. Эта ситуация однозначно решается через суд. Будут запрошены свидетели, и если их уличат во лжи, они понесут уголовную ответственность.
- Документальная путаница.
Компания может обосновать невозможность отправки трудовой книжки путаницей. Но это объяснение не может быть уважительной причиной. Работник, допустивший халатность, должен быть обнаружен и привлечён к ответу. А сама компания обязана выслать документ по запросу или выдать на руки. Сам работник вправе даже в этой разрешившейся ситуации обжаловать действия компании, запросы в иске компенсацию причинённого ими морального вреда (связанного с переживаниями по поводу случившегося, невозможностью устроиться на работу, получать пенсию и так далее).
Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.
Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.
Возможно несколько вариантов развития событий:
- Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.
- Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация. Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
- Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует. Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.
Работодатель потерял трудовую книжку: ответственность
Заметьте! Законодатель предусматривает меры ответственности на случаи утери трудовой книжки:
- штрафы. Сумма таковых варьируется с учетом статуса работодателя. Если таковым выступает юридическое лицо, то размер взыскания определяется в пределах от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Если же работодатель существует в статусе директора фирмы или же индивидуального предпринимателя, то сумма штрафа ниже, а именно в пределах одной-пяти тысяч рублей. Если нарушение совершается повторно, то размер взыскания увеличивается для организаций — до семидесяти тысяч рублей, а для ИП и директоров — до двадцати тысяч рублей. Также указанные штрафы могут быть применены на случай, если при оформлении дубликата работодатель совершает грубые ошибки;
- возмещение морального вреда. Размер штрафа на сумму возмещения влиять не будет. Однако применяться такая мера может только по решению судебного органа;
- выплата заработной платы по факту неработающему, а формально еще не уволенному лицу. Эти случаи предполагают, что книжка потеряна или просто не была выдана в процессе увольнения.
Если работодатель потерял трудовую книжку – что делать?
В процессе трудовой деятельности работника трудовая книжка всегда находится в распоряжении работодателя. На практике возможны ситуации, когда работодатель потерял трудовую книжку. Что делать в такой ситуации работнику и работодателю? Постараемся дать ответ на этот вопрос для обоих субъектов трудовых правоотношений.
Трудовая книжка – это важный документ, который содержит сведения о трудовой деятельности и стаже сотрудника.
- в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
- в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
Какова ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника?
Неосторожное обращение работодателя с важнейшим трудовым документом работника может привести:
1. К штрафу в размере (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- 30 000–50 000 руб. — для работодателя в статусе юрлица;
- 1 000–5 000 руб. — для директора фирмы-работодателя или работодателя в статусе ИП.
При повторных случаях утери трудовой книжки работодателем ответственность существенно ужесточается:
- юрлицо может быть оштрафовано на сумму 50 000–70 000 руб.;
- директор — на 10 000–20 000 руб. (или же может быть дисквалифицирован на период от 1 года до 3 лет);
- ИП — на 10 000–20 000 руб.
Аналогичные штрафы выписываются, если работодатель, оформляя дубликат трудкнижки, заполнил документ с серьезными ошибками (например, исчислив неверный стаж) и отказался их исправлять.
2. К обязанности возместить моральный ущерб работника на основании решения суда (ст. 21, 237 ТК РФ).
3. В случае утери и, как следствие, невыдачи трудовой книжки при увольнении — к обязанности платить де-факто не работающему, но де-юре еще не уволенному сотруднику зарплату до выдачи ему трудкнижки (п. 35 Правил, ст. 234 ТК РФ).
Возможные действия при утере трудовой книжки по собственной вине и по вине работодателя
Трудовая книжка – индивидуальный документ, содержащий основные сведения в отношении трудовой деятельности гражданина. Трудовая книжка заводится работодателем при первом официальном трудоустройстве гражданина, после чего сопровождает его на протяжении всей трудовой карьеры.
При трудоустройстве на новом месте книжка передается работником в кадровый департамент организации-работодателя и хранится там вплоть до увольнения, после чего должна быть возвращена законному владельцу.
- Необходимость наличия трудовой книжки
- Восстановление трудовой книжки при ее утере или порче
- Дубликат трудовой книжки
- Отсутствие подтвердительных документов
- Восстановление при утере по вине работодателя
- Злонамеренное удержание трудовой книжки работодателем
На практике же нередки ситуации, в которых работник сталкивается с тем, что его трудовая книжка по тем или иным причинам теряется либо подвергается порче – по вине самого работника либо сотрудников организации-работодателя.
С какой целью оформляется формуляр
Не нужно безответственно относиться к личностным документам. Все они разрабатывались законодателями, несут в себе определенную цель, а потеря, порча любого, придаст много хлопот, прежде всего их обладателю затем виновнику происшествия.
Когда предприниматель ведет наем сотрудников, при официальном трудоустройстве, он обязан потребовать своеобразное удостоверение работника о его прежней работе, уровне профессиональной специализации. Получив на руки сертификат, в обязанность работодателя входит бережное хранение трудовой на протяжении всей деятельности сотрудника, на этом предприятии.
А кто отвечает, если работодатель потерял трудовую книжку, что делать работнику при увольнении из этой безответственной организации? Без такого обязательного документа у него возникнут проблемы со следующим трудоустройством, не все руководители верят на слово, принимают положительно причину как неряшливость прежнего нанимателя.
Можно обратиться в ПФР.
Обращаться в случае утери трудовой можно в различные органы власти – в зависимости от того, каким именно образом была потеряна книжка, а также в зависимости от стажа работы сотрудника. Приведем примеры:
- если трудовая была залита кофе и работник весь трудовой стаж работал в одной компании, то восстановить документ в данной ситуации достаточно просто. Следует обратиться к работодателю с просьбой выдать дубликат. После соответствующего заявления работодатель выдаст новую трудовую с внесенной записью о приеме на работу;
- если трудовая была утеряна и ее не получилось найти, а работник сменил множество мест работы, то в таком случае придется изрядно потрудиться, чтобы получить документ в первозданном виде.
Таким образом, сложность восстановления документа и инстанции в которые придется обратиться виновнику пропажи всегда зависят от конкретной ситуации. В частности, для восстановления трудовой можно обращаться:
- К работодателю;
- Ко всем прежним работодателям;
- В архив;
- В ПФР и так далее.
Как оформлять утерянную трудовую книжку
Новая трудовая книжка взамен утерянной, в рамках норм ПП №225 не выдается. Однако при желании работник может ее оформить самостоятельно, особенно, если предыдущих мест труда было всего несколько. Так, гражданин может купить чистый формуляр в книжном магазине и поэтапно посетить прежние места работы с просьбой о внесении записей о приеме и увольнении.
Преимуществом подобного шага является тот факт, что каждая запись будет полной и заверенной мокрой печатью компании, что предотвратит вопросы о достоверности внесенных сведений уже в процессе оформления пенсии. Если же рабочих мест, как и работодателей, было много, а общий стаж достаточно внушительный, восстановить книгу в прежнем виде будет достаточно затруднительно, поэтому желательно обратиться за помощью по последнему месту работы.