Новые правила оформления путевых листов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила оформления путевых листов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно

Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?

Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.

Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.

Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.

Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов

Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.

Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.

Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Порядок работы с электронными путевыми листами

Электронный путевой лист подписывается УКЭП или УНЭП, полученными на сайте Госуслуг. Документ должен содержать подписи:

• медицинского работника, который проводил медосмотр водителя;

• сотрудника компании или ИП, который отвечает за состояние и эксплуатацию транспорта. Подписью работник заверяет информацию о дате и времени выпуска транспорта на линию, а также о дате, времени и результате предрейсового контроля технического состояния транспорта;

• сотрудника компании или ИП, который отвечает за снятие показаний одометра. Подпись ставится при каждом снятии показаний: сотрудник заверяет дату, время и показания прибора.

Как будет выглядеть электронный путевой лист

Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.

К весне будут утверждены:

• порядок оформления электронных путевых листов;
• порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД. Можно предположить, что водители будут действовать по аналогии с предъявлением электронных полисов ОСАГО. Напомним, сейчас полис предъявляют в распечатанном виде или на экране гаджетов.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Подробно о нарушениях и штрафах — в таблице:

Нарушение	Кто проверяет и штрафует	Нормативный документ	Размеры штрафов
Водитель работает без путевого листа	ГИБДД	Ст. 12.3, 12.31.1 КоАП	Водитель — 500 руб. Директор — 20 тыс. руб. Юрлицо и ИП — 100 тыс. руб.
Путевой лист не подтверждает расходы на работу ТС	ФНС	НК РФ, ст. 122	20% от доначисленного налога
Нет отметки о медосмотре	ГИБДД или Минтранс	Ст. 12.31.1 КоАП	Водитель — 3 тыс. руб. Директор — 5 тыс. руб. Юрлицо — 30 тыс. руб.
Роструд	Ст. 5.27 КоАП	Директор — от 15 до 25 тыс. руб. Юрлицо — от 110 до 130 тыс. руб. ИП — 15-25 тыс. руб.
Росздравнадзор	Ст. 11.32 КоАП	Водитель — 1 000 — 1 500 руб. Директор — 2-3 тыс. руб., Юрлицо и ИП — 30-50 тыс. руб.
Нет отметки о техническом контроле	ГИБДД или Минтранс	Ст. 12.31.1 КоАП	Водитель — 3 тыс. руб. Директор — 5 тыс. руб. Юрлицо — 30 тыс. руб.

Оформление путевого листа в случае аренды с экипажем

10. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист должен быть оформлен арендодателем.

В данном пункте интерес представляет второе предложение, где описана аренда транспортного средства с экипажем. То есть, речь идет о ситуации, когда организация отдает в аренду свой автобус или грузовик вместе с водителем.

В этом случае путевой лист оформляет арендодатель, то есть организация, которая владеет автобусом и отдает его в аренду.

На сколько оформляется путевой лист?

9. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

10. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

11. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выпуска транспортного средства на линию.

Допускается оформление или формирование нескольких путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя.

Данный пункт вызывает много вопросов у организаций в связи с тем, что в новом Приказе прямо не указано, на какой срок разрешается оформить путевой лист.

До 1 марта 2023 года используется достаточно подробная формулировка пункта, из которой понятно, что путевой лист оформляется либо на 1 день, либо на 1 рейс (если длительность рейса превышает 1 день). В новом Приказе законодатели решили сделать формулировку короче, однако это не означает, что она стала понятнее.

На самом деле смысл пункта полностью сохранился, просто в нем отказались от непонятного термина «рейс». Теперь путевые листы оформляются перед выпуском ТС на линию. А уж на сколько автомобиль будет выпущен на линию (на один день или на несколько) — решать организации.

Что будет включено в новые путевые листы

• Наименование и номер путевого листа теперь не входят в обязательные сведения.

• Сведения о собственнике или владельце транспорта заменили на информацию о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе, которые оформили путевой лист.

• В новом листе нужно указывать не только тип и модель транспортного средства, но и его марку.

• Путевой лист автомобиля 2023 обязательно должен включать сведения о перевозке.

• Обязательно указывать дату, время и результат предсменного и предрейсового контроля технического состояния.

• Необходимо указывать дату, время и результат проведения медосмотра экипажа, предрейсового\предсменного и, если это предусмотрено, послерейсовго и послесменного.

• Теперь показания одометра нужно будет вносить не только при выезде с парковки, как раньше, но и при въезде на нее, а также при передаче последующему водителю после окончания смены.

• Неизменной осталась возможность указывать дополнительные сведения.

Требования к путевому листу

Образцы путевых листов в 2023 году должны будут содержать в себе следующую информацию:

1. В течение какого срока действует документ. Обязательно указывается полная дата — год, месяц и число. В случае, если путевой лист оформляется на срок более 1 дня, обязательно указываются даты начала и окончания действия документа.

2. Кто именно оформил путевой лист. До изменений в путевых листах с 2023 года в формах нужно было указывать сведения о владельце транспорта. Если документ оформляет ИП, он обязательно указывает в нём свои Ф.И.О., ОГРНИП, адрес регистрации по месту жительства, телефонный номер. Если бланк выдаётся от юридического лица, то в него вносят информацию об ОГРН, полном наименовании, телефонном номере, адресе местонахождения.

3. Какое транспортное средство используется в перевозках. Прописывается информация о том, какой тип (легковой, грузовой и другие), модель и марка транспортного средства используется в перевозках, а при наличии полуприцепов и прицепов также указывается информация о них. Если законом предусмотрена обязанность предсменного или предрейсового контроля, то время (часы и минуты), а также дата проведения техосмотра. Дополнительно прописывается регистрационный и/или инвентарный номер (последний актуален для троллейбусов и трамваев), километры пробега до и после окончания рейса или смены, время и дата выезда и возвращения. Новое правило в снятии показаний одометра: необходимо также указывать их в случае, если на одно транспортное средство оформляется несколько путевых листов. Тогда указываются километры пробега при передаче транспортного средства от одного водителя другому.

4. Кто водитель или водители транспортного средства. В путевом листе прописывается Ф.И.О. водителя, а также время и дата проведения предсменного или предрейсового медосмотра.

5. Вид перевозки. Приказ выделяет 3 вида перевозок: коммерческие, для собственных нужд и в специальных транспортных средствах. В случае коммерческих перевозок дополнительно уточняется их категория — например, работа такси, заказная перевозка грузов или регулярный пассажирский рейс.

6. В форму путевого листа с 2023 года обязательно нужно включать информацию о виде сообщения. Минтранс в своём приказе выделяет 3 вида: междугородное, пригородное и городское.

Отметим некоторые тонкости заполнения путевых листов. Допустим, ясно, что ПЛ оформляют перед тем, как водитель выедет на свой маршрут. При отсутствии путевого листа возможен штраф.

Пометки о предсменном техконтроле ставят вместо пометки о предрейсовом техконтроле, если водитель успевает съездить в два или больше рейсов за одну смену по одному ПЛ.

Если несколько водителей работают посменно на одной машине, то Вы вправе выписать свой ПЛ для каждого. Но можно этого и не делать, потому что в одном путевом листе допустимо указание нескольких шофёров.

Если путевой лист не один, то время отъезда и данные одометра на этот момент можно проставить только в первом листе, а время приезда и новый показатель пробега — только в последнем.

На какой срок выдается путевой лист

Срок действия путевого документа – сутки. Но это не значит, что водитель может находиться за рулем все 24 часа. Режим работы предполагает длительность раб. дня, не превышающую 8 часов. В некоторых случаях возможна переработка до 10 ч., но не каждый день. В графике могут быть длительные перерывы по 4, иногда до 5 ч. Многое зависит от специфики перевозок. Если рейс длительный, на одном ТС посменно работают 2 водителя.

В расчет берется фактическое время управления автомобилем, включая отдых. На обратной стороне листа указывают маршрут и время поездки с перерывами. Поэтому несмотря на то, что сутки не закончились, водителя могут оштрафовать за превышение времени нахождения за рулем более 12 часов. Учитывая это, документ выдают на рейс или смену. Ни на неделю, ни на месяц, как было раньше, оформлять п/л нельзя – это будет нарушением.

Кто проверяет путевой лист

Плановая проверка автопредприятий отменена. Внеплановая может проводиться при поступлении жалоб, большого количества или масштабного ДТП со смертельным исходом. Заранее о времени аудита компании не сообщается. Поэтому нужно быть всегда готовыми к появлению контролирующих органов. П/л может проверить:

1. Трудовая инспекция: соблюдается ли режим труда и отдыха водителями. Поэтому так важно указывать в п/л время фактического управления ТС и перерывами ни только на обед, но и отдых.
2. Налоговые службы (выездные и камеральные проверки): обращают внимание на наличие всех атрибутов п/л, правильность списания расходов ГСМ при учете НВ на прибыль. При обнаружении нарушений, могут счесть документы, как отсутствующие.
3. Инспекция ГИБДД при проведении рейдов, устанавливает правомерность управления ТС, наличием отметки (штампа) медработника и записи контролера, проверяющего техническое состояние автотранспорта. Например, если у водителя такси отсутствует путевка, он не имеет права находиться за рулем. Его могут ни только оштрафовать, но и авто изъять в качестве вещественного доказательства грубого нарушения БДД. Сюда входит: отсутствие п/л; медицинского осмотра, технического контроля.

Примечание: В Москве проводятся совместные с ДПС рейды по проверке работы таксистов. Часто это делается с целью, чтобы при выявлении нарушений, иметь повод к проведению аудита транспортной компании.

Какие сведения о транспортном средстве отразить в путевом листе

О транспортном средстве внесите следующую информацию (п. 4 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):

• тип, марку и модель транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — также марку и модель прицепа (полуприцепа);

• государственный регистрационный номер транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — его регистрационный номер, и (или) инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);

• показания одометра (полные километры пробега) при выезде с парковки, предназначенной для стоянки транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при его заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня);

• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ);

• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

Особенности путевого листа 2023

Организация вправе сама разрабатывать и утверждать форму или использовать единые бланки (Постановление Госкомстата №78 от 28.11.1997). Однако если предприятие занимается перевозкой людей/грузов, учет движения автомобилей должен вестись в утвержденной форме. Использование нового бланка отражается в учетной политике компании. Также, согласно Приказу Минтранса №476 от 07.11.2017, в путевке необходимо прописывать дополнительные данные о владельце автомобиля: для предприятий – ОГРН, для ИП – ОГИП.

ВНИМАНИЕ! Требования приказа Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 к оформлению путевок пересекаются с Уставом Автотранспорта. Соблюдать его обязаны перевозчики, которые ввозят что-то и имеют отдельное соглашение о поставках за оплату. Действие закона прекращается, когда речь идет о некоммерческой транспортировке пассажиров/ товаров либо единовременной поездке в собственных целях. Автомобилисту не нужна путевка. Если сотрудник ГИБДД потребует ее, подобные действия рассматриваются как нарушение прав. Постановление о денежном наказании легко отменить в судебном порядке. Во всех остальных ситуациях предусмотрен штраф за езду без п/л в размере 500-3000 рублей (ст.12.13 КоАП РФ).

Путевой лист требуется организациям и индивидуальным предпринимателям в следующих случаях:

1. Расчет амортизации.
2. Контроль передвижения ТС.
3. Учет общих расходов на автотранспорт.
4. Учет затрат на ГСМ и топливо (бензин).
5. Начисление заработной платы водителям.

Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации. Путевой лист может быть выдан на месяц (30 дней), 1 рабочий день либо на 1 поездку. Новыми правилами заполнения п/л в 2023 году предусмотрена возможность продления периода его действия.

Правила заполнения путевого листа для легкого автомобиля в 2023 году

Особенности заполнения документа прописаны в пунктах 9-18 Приказа Минтранса № 152.

Обязательно указывается порядковый номер в соответствии с хронологией и журналом учета, а также прописываются сведения:

1. О владельце ТС:

• правовая форма юридического лица;
• наименование компании;
• ОГРН, местонахождение и телефоны.

1. Об автомобиле:

• тип ТС (легковой) и модель;
• реквизиты номерного знака;
• показания километража пробега (одометра), которые снимаются в момент выезда с места парковки и при возвращении на нее по окончании смены;
• дата и время с фиксацией часов и минут выезда и возвращения;
• дата и точное время прохождения технического контроля автомобиля, предваряющего выход в рейс.

1. О водителе, который допущен к эксплуатации ТС в рабочую смену:

• ФИО;
• данные прохождения осмотра медика перед рейсом и после с указание точной даты и времени.

Приказ Минтранса № 467 исключил обязанность проставлять в путевой лист штамп работника медицинского профиля, проводившего осмотр водителя. Достаточно заверить его подписью и расшифровкой.

Свою особенность заполнения имеют путевые листы, которые заполняются на один автомобиль и нескольких водителей, управляющие в течение дня посменно. Тогда начальные дата, время и показания километража прописываются в лист того из водителей, кто первым выезжает с парковки, а конечные данные – в лист заезжающего на парковку.

Отразите в путевом листе маршрут движения легкового автомобиля с указанием пунктов следования, расхода бензина в соответствии с показаниями приборов и фактических затрат.

Период действия путевого листа может быть, согласно п. 4 приказа Минтранса от № 152:

• один трудовой день, когда водитель за его продолжительность совершает один и более рейсов. В документе фиксируется дата (ЧЧ, ММ, ГГГГ);
• срок более одного рабочего дня в соответствии с длительностью рейса. Указываются даты его начала и окончания.

Как составить путевой лист на месяц

В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.

Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.

Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:

• обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
• обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.

Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:

• указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
• отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.

Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.

Похожие записи:

• Выплаты при рождении ребенка в 2023 году
• Что продавать на маркетплейсах в 2023 году? Советы экспертов и данные аналитики
• Бывшая жена не дает видеться с ребенком