Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Требования к электронным кадровым документам с 01.03.2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.
Какая информация должна быть в штатном расписании
В этом документе нет личных персональных данных работников, которые занимают или занимали конкретные должности. По сути, штатное расписание – это просто перечень рабочих мест, которые работодатель может предоставить.
Когда именно составлять штатное расписание? Учитывая, что никаких норм по этому вопросу не установлено, можно ориентироваться на дату заключения первого договора с работником. Но и оформить его более ранней датой тоже не запрещено. Главное, чтобы к моменту заключения трудового договора соответствующая должность уже была вписана в штатное расписание.
Кроме того, надо издать внутренний приказ, которым утверждается штатное расписание. В приказе указывают реквизиты документа, общую численность работников и фонд оплаты труда в месяц.
Приходящий специалист
Услуга «Приходящий бухгалтер» является идеальным решением для компаний со скромным штатом сотрудников и малым документооборотом. Основные клиенты данной услуги – индивидуальные предприниматели и компании малого и среднего бизнеса. Крупные фирмы тоже время от времени пользуются услугой «Приходящий бухгалтер». Происходит это тогда, когда возникает необходимость замены заболевшего специалиста или в период декретного отпуска, а также ежегодных плановых отпусков или в процессе формирования штата постоянных сотрудников.
Плюсы использования услуги «Приходящий бухгалтер» заключаются в том, что:
- Приходящий бухгалтер работает где-то на стороне (дома или в другом офисе) и приезжает в компанию при возникновении необходимости, что исключает дополнительные финансовые траты на рабочее место, компьютер, канцелярию и прочие рабочие принадлежности.
- Взаимоотношения с приходящим бухгалтером обусловлены договором, в котором отражены все важные моменты, в том числе и оплата за работу. Это означает, что отсутствуют обязательства по выплате зарплаты и есть возможность при исчислении налогов принять траты на услугу «Приходящий бухгалтер» к уменьшению налоговой базы.
- В организациях, предоставляющих подобные услуги, работают профессиональные и квалифицированные специалисты, что говорит о высоком качестве и ответственности при выполнении работ.
- По договору оплата идет за конкретно оговоренный объем работы, а не за «просиживание» в офисе, многочисленные «чаепития» и «перекуры», что опять же экономит финансы компании-нанимателя.
Вышеизложенное подтверждает то, что услуга «Приходящий бухгалтер» является одной из самых доступных и востребованных на рынке услуг по налогообложению и бухучету.
Мы предлагаем Вам услугу «Приходящий бухгалтер» на выгодных условиях. Выезд в Ваш офис нашего специалиста включен в стоимость услуг для наших постоянных клиентов. Мы можем приезжать к Вам в офис тогда, когда это необходимо. Обычно это происходит 1-2 раза в месяц. Мы вместе подписываем необходимые документы, отчетности, разбираем текущие задачи.
Также на месте у клиента мы решаем следующие вопросы:
- ведение базы 1С 7.7, 8.2 – любая консультация по работе программы, составлению отчетностей;
- ведение и архивирование документации для ведения бухучета
Список обязательных кадровых документов
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:
- трудовые договоры;
- личные карточки сотрудников;
- трудовые книжки работников;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- положение о персональных данных;
- согласия сотрудников на обработку персональных данных;
- табель учёта рабочего времени;
- различные приказы.
Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается отдел кадров, руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.
Если сотрудник ранее нигде не работал, то по его заявлению работодатель обязан завести книжку. Раньше с работника взималась плата, размер которой зависел от расходов работодателя на оформление трудовой книжки. С 2022 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любом момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).
Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются трудовая инспекция и Пенсионный фонд РФ. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.
Вне зависимости от того, в какой форме ведутся трудовые книжки сотрудников, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кроме того, обязательно ведение приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей. В ней работодатель фиксируется факт выдачи бумажных трудовых при увольнении сотрудников. Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.
Преимущества для пользователей клиентов
- Формирование/подтверждение собственной позиции по практическим вопросам на основе самостоятельно найденной в КонсультантПлюс информации с обоснованием судебной практикой и финансовыми консультациями для принятия решений, обсуждения с сотрудниками, планирования и контроля выполнения стратегических решений;
- В решающий момент системы и сервис не подведут: нужная информация будет найдена оперативно;
- Минимизация рисков – работа с системой позволяет избежать ошибок и штрафов, грамотно подготовиться сотрудникам к сдаче отчетности и обоснованию финансовых предложений;
- Знание изменений в нормативных актах, особенностей бухгалтерского учета и налогообложения, применения льгот и использование с выгодой для компании, в том числе при стратегическом планировании;
- Обеспечение конфиденциальности информации о бизнесе;
- Экономия затрат и времени на информационно-правовое обслуживание
Применение унифицированных форм
При поступлении сотрудника на работу в соответствии с нормативным документом «Штатное расписание», составленным по форме Т-3 , кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о приме работника на работу» по форме Т-1 или Т-1а , если приказ оформляется на группу работников.
На каждого нового сотрудника заводится «Личная карточка работника» по форме Т-2 , для оформления государственных служащих применяется унифицированная форма Т-2ГС «Личная карточка гос. служащего».
При необходимости перевода работника оформляется «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по форме Т-5 или Т-5а , если оформляется перевод нескольких сотрудников одновременно.
Для отражения невыходов при нахождении сотрудника в отпуске или командировке кадровиком организации применяются следующие унифицированные формы:
- График отпусков (форма № Т-7 );
- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6 );
- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а );
- Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а для группы работников, направляемых в командировку).
Учет рабочего времени на предприятии отражается при заполнении документа «Табель учета рабочего времени» (форма Т-13 ) или «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» по форме Т-12 .
Для расчета с сотрудником по оплате труда применяются следующие унифицированные формы кадровых документов:
- Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11 );
- Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а );
- Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49 );
- Расчетная ведомость (форма Т-51 );
- Лицевой счет (форма Т-54 );
- Платежная ведомость (форма Т-53 );
- Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а );
- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60 ).
При увольнении работника из организации на основании его заявления или по каким-то другим причинам кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнение)» по форме Т-8 группы работников применяется «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» (форма Т-8а ). Расчет сотрудника оформляется унифицированной формой Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Если с сотрудником был заключен срочный трудовой договор, то необходимо по его окончании оформить «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору» (форма Т-73 ).
Заполненные образцы приказов о приеме на работу
Образец заполнения формы Т-1 на основного работника (скачать образец).
Образец заполнения формы Т-1 на внешнего совместителя (скачать образец).
Образец заполнения формы Т-1 на внутреннего совместителя (скачать образец).
Образец заполнения формы Т-1а на нескольких сотрудников (скачать образец).
Как выбрать и утвердить обязательные кадровые документы для ООО с нуля
Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей. Но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной. А на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета.
Сразу после открытия придется оформлять новых сотрудников, и сразу же понадобится форма приказа о приеме на работу. Конечно, можно воспользоваться унифицированными формами, предложенными Госкомстатом. Хоть они и потеряли обязательность, но продолжают носить рекомендательный характер и остаются приемлемыми в большинстве случаев. А уже в ходе работы, когда сотрудники отдела кадров соберут достаточную базу для анализа эффективности применения той или иной формы, можно будет вносить предложения по изменению действующих или разработке новых.
Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.
Итак, кадровая служба при постановке перед ней задачи внедрить формы кадровых документов, отличных от унифицированных, может пойти двумя путями:
- видоизменить унифицированные формы, скорректировав отдельные графы, удалив их или добавив новые;
- создать уникальные формы, существенно отличающиеся от унифицированных (достаточно редкое явление).
Как использовать формы кадровых документов в 2018 году
Если организация сделала свой выбор в пользу унифицированных форм кадровых документов, то вся деятельность отдела кадров значительно упрощается: для составления тех или иных актов, приказов нужно использовать готовые бланки.
Обычно унифицированные формы применяют для составления следующих документов:
- «Приказ приема на работу»;
- «Личная карточка работника»;
- «Приказ о переводе на другую работу»;
- «Приказ о предоставлении отпуска»;
- «Распоряжение о направлении работника в командировку»;
- «Приказ о поощрении работника»;
- «Табель учета рабочего времени»;
- «Расчетная ведомость»;
- «Журнал регистрации платежных ведомостей»;
- «Лицевой счет»;
- «Табель расчета оплаты труда».
Также см. «Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации».
У каждой формы есть название. Работнику кадровой службы необходимо правильно подбирать тот или иной бланк. После этого ему нужно заполнить его, учитывая персональные данные работника.
При помощи кадровых документов:
- ведут учет;
- распространяют информацию;
- создают отчетность.
После того как унифицированная форма будет принята руководством, всем необходимо соблюдать выдвигаемые нормы и использовать самые современные образцы.
Рассматриваемые бланки можно найти в свободном доступе в Интернете, в том числе на нашем сайте. Помимо этого, можно найти примеры оформления того или иного документа. После чего, с использованием форм не возникнет никаких проблем.
Отношения между работником и работодателем регулируются трудовым законодательством. В процессе этих отношений создается масса документов, начиная от заявления на прием на работу и заканчивая заявлением на увольнение, формы которых Трудовым кодексом не определены. 1 января 2013 года вступил в силу закон, который позволяет организациям отказываться от унифицированных форм документов при ведении кадрового делопроизводства и утверждать на локальном уровне свои.
Инструкция по ведению кадрового делопроизводства позволяет:
- определить порядок оформления документов по личному составу в организации;
- оптимизировать обработку документов с учетом специфики деятельности организации;
- своевременно обеспечивать передачу документов в архив.
Приказ о введении локально-нормативных актов
Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.
Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.
Кадровая документация ушла в «самостоятельное плавание»
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ с начала 2013 года формы первичных документов по учету кадров утверждаются руководителем организации. Тем самым перестали быть обязательными унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные в 2004 году Государственным комитетом по статистике.
Таким образом, многострадальная кадровая документация вновь сменила «владельца», а по сути ушла в «самостоятельное плавание». Возникает закономерный вопрос, а не приведет ли новое законодательство к столь широкому толкованию, что через некоторое время выяснится – значительная часть граждан вообще не будет оформлена в качестве работников или оформлена в столь своеобразной форме, что ее юридическая сила будет вызывать серьезные сомнения? Вряд ли такие сомнения обоснованы. Ведь мы живем в правовом поле, созданном неким множеством законодательных и подзаконных правовых актов, традициями, корпоративным и личным опытом и т.д. Чтобы всесторонне рассмотреть эту проблему, придется «танцевать от печки».
«Из жизни» штатного расписания
Так, в 90-х годах при регистрации юридических лиц из пакета регистрационных документов вывели штатное расписание. После этого значительная часть юристов посчитала это сигналом к тому, что юридическое значение данного документа потеряло смысл, многие позволили кадровым службам отказаться от штатных расписаний вовсе. Однако истинный юридический смысл штатного расписания не в его значении для регистрации юридического лица. Тем не менее до сих пор при разрешении трудовых споров приходится сталкиваться с ситуациями, когда на запрос суда о необходимости предоставления штатного расписания ответчик начинает объяснять, что оно у них «виртуальное», что они не понимают, где четко написано о том, что оно обязательно в организации и т.п. Однако для суда таких вопросов не существует, и отвечать на них он не обязан. Вместо этого он обоснованно требует предоставления доказательственной базы.
Как выбрать и утвердить обязательные кадровые документы для ООО с нуля
Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей. Но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной. А на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета.
Сразу после открытия придется оформлять новых сотрудников, и сразу же понадобится форма приказа о приеме на работу. Конечно, можно воспользоваться унифицированными формами, предложенными Госкомстатом. Хоть они и потеряли обязательность, но продолжают носить рекомендательный характер и остаются приемлемыми в большинстве случаев. А уже в ходе работы, когда сотрудники отдела кадров соберут достаточную базу для анализа эффективности применения той или иной формы, можно будет вносить предложения по изменению действующих или разработке новых.
Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.
Как использовать формы кадровых документов в 2018 году
Если организация сделала свой выбор в пользу унифицированных форм кадровых документов, то вся деятельность отдела кадров значительно упрощается: для составления тех или иных актов, приказов нужно использовать готовые бланки.
Обычно унифицированные формы применяют для составления следующих документов:
- «Приказ приема на работу»;
- «Личная карточка работника»;
- «Приказ о переводе на другую работу»;
- «Приказ о предоставлении отпуска»;
- «Распоряжение о направлении работника в командировку»;
- «Приказ о поощрении работника»;
- «Табель учета рабочего времени»;
- «Расчетная ведомость»;
- «Журнал регистрации платежных ведомостей»;
- «Лицевой счет»;
- «Табель расчета оплаты труда».
Также см. «Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации».
У каждой формы есть название. Работнику кадровой службы необходимо правильно подбирать тот или иной бланк. После этого ему нужно заполнить его, учитывая персональные данные работника.
При помощи кадровых документов:
- ведут учет;
- распространяют информацию;
- создают отчетность.
После того как унифицированная форма будет принята руководством, всем необходимо соблюдать выдвигаемые нормы и использовать самые современные образцы.
Рассматриваемые бланки можно найти в свободном доступе в Интернете, в том числе на нашем сайте. Помимо этого, можно найти примеры оформления того или иного документа. После чего, с использованием форм не возникнет никаких проблем.
Каждый акт, приказ или распоряжение должны быть оформлены правильно. Для этого работники кадровой службы или другие лица, которые ведут учет, должны внимательно изучить уже заполненные образцы. В них будет указано, какие данные необходимо вставить в каждую строку.