На расстоянии: как правильно оформить удалённого сотрудника

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «На расстоянии: как правильно оформить удалённого сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

2. Удаленная, дистанционная и надомная работа: в чем разница?

4. Как оформить переход на удалёнку при форс-мажоре

5. Ресурсы, необходимые для работы

6. Прием на работу дистанционного работника

7. Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно

8. Охрана труда дистанционных сотрудников

9. Практические особенности дистанционной работы

10. Что такое дистанционная работа

11. Преимущества дистанционной работы

12. Порядок оформления трудового договора с удаленным сотрудником

13. Риски удаленки для работодателя

Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.

В первую очередь отметим, что в трудовом договоре обязательно должен быть указан вид работы – дистанционная (ст. 312.2 ТК РФ). Например:

Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).

При этом, как и любой другой трудовой договор, договор о дистанционной работе должен включать в себя обязательные условия, названные в ст. 57 ТК РФ, в том числе:

место работы. Здесь указывается организация и ее место нахождения. А вот место исполнения работы (адрес места жительства, электронный адрес) следует указать в дополнительном условии «Уточнение места работы»;
режим рабочего времени и времени отдыха и др. Режим работы может быть установлен такой же, как для всех работников организации, но может и отличаться;

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Здесь обязательно укажите форму выплаты зарплаты – перечисление на банковскую карту (ст. 136 ТК РФ).

Удаленная, дистанционная и надомная работа: в чем разница?

Надомная работа и дистанционная – это официальные, закрепленные в законодательстве определения. Согласно Трудовому Кодексу, надомная работа выполняется на дому на основании заключенного договора (ст. 310 ТК РФ). Дистанционная работа – это работа вне места нахождения работодателя и без его постоянного контроля (ст. 312.1 ТК РФ).

В ТК РФ отсутствует такое понятие, как удаленная работа, однако по факту оно близко к понятию дистанционной, просто это народное название того же термина. А вот путать надомную и дистанционную работу не стоит. С точки зрения законодателя – это разные понятия.

Рассмотрим отличия дистанционной и надомной работы в таблице:

Дистанционная работа	Надомная работа
Выполняется вне территории работодателя. Взаимодействие осуществляется через интернет (ст. 312.1 ТК РФ).	Выполняется исключительно на дому.
Выполняется только лично работником, третьих лиц привлекать нельзя.	Работу может выполнять как сам работник, так и члены его семьи.
Сотрудник может использовать свою технику и оборудование.	Инструменты и материалы выдает работодатель.
Форму дистанционной работы активно используют для найма ИТ-специалистов и представителей креативных профессий, но не только.	Предполагает в основном ручной, физический труд.
Оформление на работу возможно путем обмена документами (договорами, приказами, локальными актами) в электронном виде (ст. 312.2 ТК).	Трудовой договор должен быть на бумажном носителе и подписываться лично работником.
Сведения в трудовую книжку вносятся по согласованию. Могут не вноситься.	Обязательно внесение записи в трудовую книжку.
При расторжении трудового договора о дистанционной работе не требуется личное присутствие работника.	Обязательно личное присутствие при расторжении договора.

Как оформить переход на удалёнку при форс-мажоре

В экстренных обстоятельствах у работника не спрашивают согласия о переводе на дистанционный режим и не вносят изменения в трудовой договор. Это обстоятельства, связанные с возникновением угрозы жизни и здоровью работников, которые нарушают нормальные жизненные условия всего населения или его части. Кроме самого работодателя решение о переходе на дистанционную работу могут принять органы государственной власти — на уровне страны в целом или только на территории конкретного региона.

Для перевода издайте приказ или распоряжение. В нём укажите:

причину перевода;
список работников, которых переводят;
срок перевода. Он не может быть дольше, чем события, которые его вызвали. Поэтому, как только форс-мажор прошёл, срок перевода должен закончиться;
порядок обеспечения работников всем необходимым для выполнения обязанностей, а также порядок возмещения расходов, связанных с работой в удалённом режиме;
порядок организации труда работников. Это режим рабочего времени, включая всевозможные созвоны, онлайн-совещания, планерки, и т.п. Все они должны укладываться в рабочее время. Также пропишите, как сотрудники будут взаимодействовать с работодателем, порядок и сроки сдачи рабочих отчётов и т.д.

Ресурсы, необходимые для работы

В трудовом договоре о работе на удаленке обязательно прописывают пункт об обеспечении сотрудника всем необходимым для выполнения работы (оборудованием, программным обеспечением, средствами защиты информации и т. д.). В конце концов, и интернет — это уже головная боль не сотрудника, а работодателя. Во всяком случае, по закону, работодатель должен обеспечить всем необходимым для осуществления профессиональных обязанностей тех, кто работает дистанционно.

Если сотрудник настраивает сам себе производственный процесс на своих ресурсах, тогда ему вместе с зарплатой выплачивают компенсацию. Такой порядок прописан в статье 312.6 Трудового кодекса РФ. Так, за использование своего компьютера работник должен ежемесячно получать к зарплате еще по 2000 рублей.

Кстати, когда руководство компенсирует затраты сотрудника, оно вправе диктовать, какие использовать программно-технические средства.

В большинстве случаев работодатель обеспечивает всем необходимым своих «дистанционщиков» и экономит на аренде офиса.

С учетом того, что такая форма труда узаконена, многим больше не выгодно собирать коллектив в офисе и снимать для этого большие помещения. Тщательно проработанный трудовой договор с дистанционным работником обеспечивает гарантии обеим сторонам.

Прием на работу дистанционного работника

Для приема на работу дистанционного работника работодателю необходимо:

1) получить от него обязательные документы;

2) ознакомить с ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;

3) оформить трудовой договор о дистанционной работе, его можно заключить, обменявшись электронными документами в установленном порядке;

4) издать приказ о приеме на работу, если работодатель издает такие приказы;

5) по желанию работника внести запись о приеме на работу в трудовую книжку (в случае ведения). Если она утрачена, повреждена или ее нет по другой причине, работник может написать заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку. В нем следует указать причину отсутствия документа. Работодатель должен оформить новый документ;

6) представить сведения о приеме на работу в ПФР.

Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно

Трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем (ст. 15 ТК РФ), поэтому изменение трудовых договоров и перевод сотрудников на дистанционную работу осуществляются исключительно по добровольному согласию работника и работодателя.

Перевести сотрудника на дистанционную работу, в том числе и временно, на основании только приказа или распоряжения работодателя нельзя. Дело в том, что при переходе на удаленный режим работы у сотрудника меняется место работы, которое в соответствии со ст. 57 ТК РФ является существенным условием трудового договора. В свою очередь изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора, в том числе места работы, допускается исключительно по соглашению сторон трудового договора в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

При этом введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не меняет данного порядка и не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений. Поэтому переход на удаленку потребует изменения действующего трудового договора по договоренности с сотрудником.

Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения.

Сделать это можно путем заключения с работником письменного соглашения об изменении условий трудового договора, в котором нужно указать на дистанционный характер выполняемой работы, а также прописать условия такой работы (ст. 72 ТК РФ).

Охрана труда дистанционных сотрудников

Перевод сотрудника на удаленку не исчерпывается заключением с ним соглашения о дистанционной работе. Следует помнить, что на удаленных сотрудников распространяются такие же права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников. В частности, им со стороны работодателя должны обеспечиваться безопасные условия труда.

Но в то же время обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда дистанционных работников носят ограниченный, «урезанный» по сравнению с обычными сотрудниками характер. В отношении дистанционных сотрудников работодатель в сфере охраны труда должен исполнять следующие обязанности (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ):

расследовать и вести обязательный учет несчастных случаев и профессиональных заболеваний;
выполнять предписания проверяющих должностных лиц, обнаруживших нарушения прав дистанционных работников;
осуществлять обязательное социальное страхование дистанционных работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
осуществлять ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда на дистанционных работников не распространяются. В частности, в отношении дистанционных работников работодатель не обязан:

проводить специальную оценку условий труда (СОУТ);
проводить обязательные медосмотры и психиатрические освидетельствования;
приобретать и выдавать за свой счет средства индивидуальной защиты;
обеспечивать режим труда и отдыха;
проводить инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знаний требований охраны труда и так далее.

Практические особенности дистанционной работы

Дистанционным работником может быть не каждый. Чаще всего — это лица, которые выполняют какие-то функции, связанные с интеллектуальной или творческой деятельностью. На практике это программисты, писатели, журналисты и так далее. Нередко для удалённой работы нанимают тех, кто осуществляет функции по обзвону потенциальных клиентов или принятию звонков.

Нередко при оформлении «дистанционщика», возникает вопрос, «появляется» ли на месте его работы обособленное подразделение юридического лица? Таким считается только подразделение при наличие специально оборудованных рабочих мест. Соответственно, юридически подразделение возникать не может, так как удалённый сотрудник не привязан к конкретной локации и может выполнять свои обязанности, где угодно.

На практике удаленные работники часто оформляются по гражданско-правовым договорам, например, в качестве подрядчиков. Но если отношения носят регулярный характер и связаны с выполнением оговоренных функций, не направленных на достижение результата, они могут быть признаны трудовыми.

Принять на работу дистанционного работника можно, и в этом случае закон не устанавливает чёткой привязанности трудовых отношений к местоположению работодателя или иной другой конкретной местности. К таким договорам применяются общие правила трудовых отношений, но дополнительно вводятся свои особенности, оговоренные в главе 49.1 ТК РФ. Важно, чтобы обязанности, которые выполняет работник, могли быть выполнены из любой точки, а результат передавался работодателю через коммуникационные средства.

Что такое дистанционная работа

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Преимущества дистанционной работы

У российских работодателей складываются различные мнения о сотрудничестве с работниками на удаленной основе. Одни стремятся перевести на дистанционную форму часть персонала или весь штат, другие не признают такой вариант работы. Все же плюсы удаленное сотрудничество имеет.

Экономия. Она достигается во многих аспектах – оргтехника, канцелярия, аренда рабочих мест, счета за коммунальные услуги, социальный пакет, налоговые отчисления.
Рациональная оплата. При сотрудничестве на дистанционной основе работодатель платит работнику деньги за выполненный проект или строго за отработанный им объем времени.
Продуктивность. Удаленные сотрудники работают в среднем на 10–15 % продуктивнее, чем офисные. Сказывается отсутствие отвлекающих факторов, например, коллег.
Гибкость. Расстояние для удаленного сотрудничества – не помеха. Хорошие специалисты, которые проживают далеко от офиса организации, могут работать на нее без ограничений.
Меньшая текучка. Во многих случаях причиной увольнения по собственному желанию становится цель улучшить условия труда. Для многих работа дома – и есть лучшие условия.

Порядок оформления трудового договора с удаленным сотрудником

Оформление трудового договора с дистанционным сотрудником возможно посредством обмена документами в электронном виде, но с последующей обязательной почтовой пересылкой документов на бумаге (отправка не позже трех дней с момента заключения договора). Заявление о приеме на работу также можно принять электронно с последующей отправкой по почте.

Если нет возможности представить остальные документы лично, можно принять их в виде нотариально заверенных копий. Трудовая книжка в таком случае пересылается почтовой отправкой с уведомлением.

Отметку в трудовой делать не обязательно, но возможно (по соглашению сторон).

Если для вашего удаленного сотрудника это первое официальное трудоустройство, то СНИЛС он получает самостоятельно.

При приеме на работу необходимо ознакомить сотрудника со всеми правилами внутренней трудовой дисциплины и локальными нормативными актами компании, регулирующими этот вопрос.

Риски удаленки для работодателя

Дистанционная работа имеет достаточно преимуществ, чтобы задуматься о ее внедрении. Иногда, как в случае с коронавирусом, она становится единственным доступным вариантом. Но прежде чем переходить на удаленку, работодателю стоит взвесить и учесть возможные риски.

Удаленка подходит не всем. Бухгалтер по заработной плате вполне справится со своей работой из дома при наличии соответствующих программ и удаленного доступа. Но парикмахер не сможет подстричь клиента дистанционно, а мастер не починит технику по «Вотсапу».

Сложно уволить за нарушение трудовой дисциплины. На дистанционке работодатель напрямую не контролирует рабочее место сотрудника. Вот почему будет сложно доказать, что человек отсутствовал, даже если не выходил на связь более 4 часов.

Сложно повлиять на качество работы. Иногда дома сложно добиться нужной рабочей обстановки. Особенно если в семье есть маленькие дети и домашние животные, или сама домашняя обстановка мешает работе. На эти обстоятельства работодателю повлиять сложно, но низкий результат труда работника влияет на работу компании в целом.

Снизить эти риски можно, например, прописав испытательный срок в трудовом договоре. За три месяца можно хорошо узнать сотрудника и определиться, продолжать с ним работать или нет.

Есть риск выгорания сотрудников. Если человек не умеет контролировать себя или, скажем, слишком ответственно относится к работе, забывает отдыхать и переключаться, то выгорание не заставит себя долго ждать. Помочь справиться с этим могут разные инструменты, например, служба управления персоналом может составить рекомендации для сотрудников и их руководителей.

Нормы об охране труда дистанционных сотрудников остались прежними. Новая статья 312.7 ТК РФ практически дублирует прежнюю ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ об охране труда. Говорится, что в отношении «удаленщиков» работодатель исполняет только обязанности:

по расследованию и учету несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (абз. 17 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
выполнению предписаний Роструда и его территориальных органов (ГИТ) и рассмотрению представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ и иными законами сроки (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (абз. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
ознакомлению с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (ст. 312.7 ТК РФ).

Из нового добавлено, что другие обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции удаленно не распространяются. Однако если такие иные обязанности будут прописаны в трудовом, коллективном договоре или ЛНА, работодателю их придется выполнять.

Вместе с тем уточнений по многим спорным вопросам, которые волновали работодателей и раньше при применении дистанционной работы, сделано не было.