Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции в Битрикс24». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.
Ещё один популярный в России сервис электронного документооборота. Позволяет:
- формировать и отправлять бухгалтерскую документацию (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ);
- автоматически контролировать и проверять документы перед отправкой;
- распределять входящую документальную корреспонденцию по подразделениям и конкретным сотрудникам;
- хранить документы в единой базе данных;
- отправлять отчёты в государственные органы;
- сверять взаиморасчёты с контрагентами;
- вести международный ЭДО;
- интегрировать документооборот с системой «1С».
Типы систем электронного документооборота
Итак, выглядит она следующим образом:
- СЭДы, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов.
- Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки).
- СЭДы, основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации.
- Системы, управляющие электронными архивами с документацией.
- СЭДы, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников.
- Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией.
- Информационные СЭДы, управляющие устройствами для хранения данных.
Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.
Функциональные возможности СЭД
Чтобы систему электронного документооборота можно было назвать полноценной, в ней должны быть реализованы многие функции. К основным из них относят:
- управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
- связь с бумажным документооборотом;
- организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
- отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
- поддержка должного уровня информационной безопасности;
- простая, прозрачная, интуитивно понятная связь программы и конечных пользователей.
Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удаленных друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить ее на реальном предприятии.
Регистрация Входящих Документов в Делопроизводстве Программа
РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т. д. ), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК. Чтобы занести документ в DIRECTUM, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), а регистрационный номер присвоится автоматически.
Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, и любой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.
Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario. Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.
Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода DIRECTUM Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера).
Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода DIRECTUM Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера).
В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов.
Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario. Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций. РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т. д. ), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение.
При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.
Как зарегистрировать исходящий документ
Недопустимо регистрировать под одним и тем же входящим номером разные писем. Именно по уникальному коду идентифицируется конкретный документ и в дальнейшем отслеживается его судьба.
Регистрация входящих документов Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148×210) или А6 (105×148).
Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.
Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали. При автоматизированной системе регистрации сведения о можно легко дополнить.
Следует отличать виды от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.
Регистрация Входящих Документов в Делопроизводстве Программа
В структуре окна редактирования письма отражены особенности документооборота конкретного учреждения. На нашем сайте вы можете скачать программу учета в представленном виде. Но программа может быть также частично или полностью переделана в соответствии с требованиями Вашей организации. По умолчанию выбран файл формата Microsoft SQL Server Compact Edition, который поставляется вместе с программой «Удобный журнал» и находится в одной папке с исполнямым файлом UZh. exe.
Таким образом, для начала работы с программой можно просто нажать в этом диалоговом окне кнопку «Открыть». Действия, которые предполагается выполнить с выбранным письмом, находятся в непосредственном доступе в панели инструментов и дублируются в контекстном меню. Двойной щелчок левой кнопки мыши на строке с информацией о письме вызывает окно редактирования данного письма.
Возможность ввода новой записи в таблицы базы данных присутствует в самом окне «Редактирование письма»: просто впишите необходимое значение в поле с выпадающим списком. Если введенное значение отстутствует в базе данных, будет выведен запрос на сохранение, и, в случае подтверждения, новая запась появится в базе данных, и содержимое выпадающего списка будет соответственно обновлено. Образец журнала регистрации входящих и исходящих документов — электронный журнал учета, представленный на нашем сайте, — обладает рядом достоинств. Характерное название для программы выбрано неслучайно.
Удобный ЖУРНАЛ действительно удобен: практически все действия по ведению журнала регистрации происходят всего лишь в двух окнах — главном окне и окне редактирования письма. Окно, позволяющее редактировать записи таблицы базы данных, вызывается из окна «Редактирование письма» нажатием кнопки, расположенной справа от каждого поля с выпадающим списком. При работе с файлом базы данных SQL Server CE можно удалять записи без каких-либо ограничений.
При работе с SQL Express можно удалять только не связанные по внешнему ключу записи.
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3
ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО
Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.
В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.
Как заполнять журнал входящей корреспонденции?
К оформлению журнала входящей документации никаких особых требований не предъявляется. И каждая компания может самостоятельно разработать и внедрить свои правила относительно регистрации корреспонденции.
Сам журнал может иметь необходимое количество столбов в соответствии с той информацией, которая должны быть заполнена в журнале. Например, это могут быть такие ведомости, как: дата отправления, отправитель, контактные данные отправителя, тип документа, адресат, дополнительная информация и др.
Но в своей работе секретарь или делопроизводитель, который занимается обработкой входящей корреспонденции, должен следовать так называемым «неофициальным» правилам ведения журнала регистрации писем:
- в компании может быть только один журнал для регистрации входящей документации;
- в журнале обязательно должна вестись сквозная нумерация за календарный год, которая будет обнуляться в начале следующего отчетного периода.
Важно. Журнал регистрации входящей документации не обязательно заводить каждый год новый, можно использовать его из года в год с обязательной отметкой смены отчетного периода.
Для максимального удобства использования информации относительно входящей корреспонденции, журнал регистрации писем должен содержать следующие столбцы:
- Регистрационный номер. Документу может быть присвоен как числовой, так и буквенно-числовой номер. Этот номер обязательно должен быть указан на самом документе при его регистрации.
- Дата получения документа. Также указывается на самом документе.
- Отправитель письма.
- Адресат с обязательным местом для пометки о передачи документа ответственному лицу.
В некоторых случаях требуется более строгий учет входящих писем. Для такой корреспонденции в журнале регистрации необходимо предусмотреть свободное место для занесения таких данных, как количество страниц в документе, наличие приложений, данные об ответственном сотруднике и др.
Регистрация входящих документов
Ответа на интересующий вопрос (как правило, какой-то важный, «болезненный») нет и быть не может. Нет проблемы – нет решения.
В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.
Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него. Регистрация документа запись учетных данных одокументе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.
Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции. Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа. Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать.
Правила регистрации входящих документов
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Требования к аппаратному обеспечению
Состав аппаратного обеспечения зависит от :
-
способов реализации локальной сети,
-
способа построения клиент-серверной системы ( обычная или с внутриофисным терминальным доступом),
Требования для обычной ( без использования средств терминального доступа) клиент-серверной системы регистратора могут быть сформулированы следующим образом:
-
Требования к серверу являются стандартными для MS Windows NT Server или MS Windows 2000. Объем требуемой памяти жесткого диска определяется объемом хранимых данных реестра, истории изменения реквизитов, необходимостью создания зеркальных копий и т.д.
-
Предполагается , что объем необходимого дискового пространства возрастет примерно в 5 раз по сравнению с СВР Вереком.
-
Требования к рабочей станции аналогичны требованиям Вереком.
-
Для крупных реестров (количество счетов более 200 тыс и пользователей более 20) предполагается использовать следующую модель:
-
Пассивная часть (топология) сети:
-
-
Подключение к серверу — звезда
-
Кабельное оборудование – витая пара 5 категории
-
Активное оборудование:
-
Коммутатор (Switch) – с необходимым количеством портов и пропускной способностью не менее 100Мбит/с, при необходимости коммутаторы объединить в стек с необходимым количеством портов,
-
Сервер (подключен непосредственно к коммутатору).
-
Необходимое количество рабочих станций (подключены непосредственно к коммутатору).
-
Сетевой принтер, подключенный к непосредственно к коммутатору через Jet Direct Port.
-
Сетевые протоколы:
IPX/SPX – основной протокол сети, Frame 802.2 или 802.3.
-
Описание сервера:
-
Процессор не ниже Pentium II-500
-
RAM не менее 256Мб
-
жесткий SCSI диск емкостью не менее 20Гб, рекомендуется RAID-4 массив со специальным контроллером,
-
Операционная система: Windows NT Server ver.4.00, Service Pack не ниже 3.00 или Windows2000 Advanced Server,
-
Сетевая плата, поддерживающая fullduplex 100Мбит/с. Например, 3COM3C905-TX с собственным пакетом драйверов изготовителя платы,
-
Сервер сконфигурирован как Primary Domain Controller.
-
Описание рабочих станций:
-
Процессор не ниже Pentium II-300
-
RAM не менее 64 Мб, рекомендуется 96 Мб и выше.
-
жесткий диск емкостью не менее 10 Гб
-
любая сетевая карта, поддерживающая fullduplex 100Мбит/с. Например, 3COM3C905-TX с собственным пакетом драйверов изготовителя платы
-
Video RAM не менее 8 Мб
-
Рабочие станции являются членами домена
-
Для межсетевого обмена используется протокол IPX/SPX с тем же межсетевым фреймом
-
Принтер к рабочим станциям подключен через сервер
-
Операционная система – Windows 95/98/NT/2000Pro со стандартным (встроенным) сетевым клиентом для сетей MicroSoft, сетевые драйверы изготовителя сетевой платы
-
Разделение ресурсов на рабочей станции осуществляется при необходимости на уровне пользователей.
Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности.
На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.
Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.
Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.
Возможно ли вести в электронной форме
Любая компания вправе вести книгу в электронной форме, если это удобно для внутреннего пользования. Есть несколько вариантов ведения электронного журнала входящей и исходящей документации — в форматах Word, Excel и в системе электронного документооборота (СЭД). Среди преимуществ электронной формы — удобство систематизации и сортировки, быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.).
Самый передовой способ — ведение журнала в СЭД, для этого необходимо внедрить систему на предприятии. В ней формируются специальные формы регистрационных карточек, в которых требуется только заполнить подготовленные ячейки.
Электронная система документации позволяет:
Среди негативных факторов — риск потери или искажения данных из-за возможных сбоев в компьютерной системе. В связи с этим еще не так много компаний внедрили передовые технологии. Но для крупных предприятий с большим объемом распорядительных документов электронная система предпочтительнее.
Возможно ли вести в электронной форме
Любая компания вправе вести книгу в электронной форме, если это удобно для внутреннего пользования. Есть несколько вариантов ведения электронного журнала входящей и исходящей документации — в форматах Word, Excel и в системе электронного документооборота (СЭД). Среди преимуществ электронной формы — удобство систематизации и сортировки, быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.).
Самый передовой способ — ведение журнала в СЭД, для этого необходимо внедрить систему на предприятии. В ней формируются специальные формы регистрационных карточек, в которых требуется только заполнить подготовленные ячейки.
Электронная система документации позволяет:
- эффективно управлять распределением деловых бумаг;
- отслеживать исполнение распоряжений;
- сократить период согласования документов;
- снизить расходы на делопроизводство.
Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.
Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.
Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.